วิธีการจัดการคลังสินค้า [นำไปใช้ได้จริง]

ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรมไม่ว่าจะยุคสมัยใดก็ย่อมต้องการการผลิตคุณภาพสูง ตอบโจทย์การผลิตอย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ แต่รู้หรือไม่ว่า วิธีจัดการคลังสินค้า (Warhouse Management System WMS) ก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะนอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายแล้ว ยังลดเวลาในการทำงานลงได้อย่างมากอีกด้วย

บทความนี้จะพาทุกคนไปรู้จักกับวิธีจัดการคลังสินค้าเบื้องต้นที่สามารถนำไปใช้ได้จริง ไปจนถึงข้อควรระวังในการจัดการคลังสินค้ากัน

เสริมการผลิตด้วยการจัดการคลังสินค้า

หลายคนเข้าใจผิดว่าการจัดการคลังสินค้าเป็นเพียงการจัดเรียงสิ่งของแบบง่ายๆ ขอแค่มีพื้นที่เพียงพอจะวางอะไรตรงไหนก็ได้ แต่แท้จริงแล้วไม่ได้จบเพียงเท่านั้น การจัดการการผลิตที่มีคุณภาพจะช่วยในด้านต่างๆ ดังนี้

ลดต้นทุนการผลิตในระยะยาว
มีพื้นที่ในโรงงานเหลือเพิ่มขึ้น
ใช้งบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

เหตุผลเหล่านี้ทำให้บริษัทใหญ่ๆ ในปัจจุบันเน้นให้ความสำคัญกับการจัดการคลังสินค้าเป็นอย่างมาก บางบริษัทก็มีการสร้างหุ่นยนต์ขนย้ายเพื่อจัดการคลังสินค้าของตัวเองโดยเฉพาะ รวมไปถึงประยุกต์ใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น หุ่นยนต์ IoT ไปจนถึงระบบ AI เข้ามามีส่วนร่วม

วิธีจัดการคลังสินค้า

หากคุณเป็นผู้ประกอบการหน้าใหม่ที่ต้องการจัดการคลังสินค้าของตัวเองล่ะก็ ควรทำความเข้าใจ 3 ปัจจัยหลัก สำหรับการทำคลังสินค้าเสียก่อน

ปัจจัยควรรู้ก่อนจัดการคลังสินค้า

รู้จักตนเอง

งบประมาณการจัดการสินค้า คลังสินค้า พื้นที่ในโรงงาน ระบบขนส่งสินค้า ระบบจัดการรวมไปถึงระบบไอทีภายใน คือหัวข้อหลักๆ ที่ต้องทำความเข้าใจก่อนดำเนินการจัดการคลังสินค้าของตนเอง

ผู้ประกอบการหลายรายมุ่งจะจัดการโดยไม่ดูทรัพยากรที่มีอยู่ ทำให้เกิดการใช้พื้นที่หรืองบประมาณสิ้นเปลืองเกินไป ทางที่ดีฝ่ายวางแผนควรมีการปรึกษากับทุกฝ่ายของบริษัทเพื่อจัดสรรงบประมาณในส่วนนี้ได้ดีที่สุด

รู้จักวัตถุดิบและสินค้า

แม้ว่าจะไม่ใช่อาหาร แต่ผลิตภัณฑ์หลายอย่างก็ต้องการดูแล ทั้งเรื่องอุณหภูมิ แสงแดด ความชื้น มากน้อยแตกต่างกันออกไป การจัดการที่ผิดเพี้ยนอาจทำให้สินค้าหรือวัตถุดิบนั้นเสื่อมคุณภาพ ใช้งานได้ไม่ตรงตามที่ต้องการ หรือราคาตกได้

รู้จักตลาด

การรู้จักตลาดจะส่งผลต่อเนื่องไปสู่การผลิตที่มีคุณภาพ สินค้าหลายชนิดต้องมีการ “ผลิตล่วงหน้า” มากน้อยตามความต้องการ การที่ฝ่ายการตลาดสามารถคาดการณ์เรื่องเหล่านี้ได้ล่วงหน้า จะช่วยให้ไม่มีการผลิตมากเกินความต้องการ ซึ่งจะก่อให้เกิดการขาดทุนทั้งเวลาและเงินตรา

จัดการคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ

จัดหมวดหมู่ทางที่ดีที่สุดควรมีการกำหนดหมวดหมู่สินค้าและวัตถุดิบด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และมีการแบ่งรหัสสินค้าทุกอย่างอย่างชัดเจน จะทำให้ทั้งระบบสามารถจัดการและตรวจสอบได้ง่าย หลังจากนั้นก็ทำการกำหนดโซนสินค้าโดยคำนึงถึงปัจจัยประกอบเป็นหลัก เช่น การแบ่งสินค้าและพื้นที่การทำงานของบุคลากรออกจากกัน หรือการแบ่งสินค้านิยม ไม่นิยม การแบ่งหมวดหมู่ที่มีระเบียบจะส่งผลให้การขนส่งภายในโรงงาน ไปจนถึงนอกโรงงานสามารถทำได้ไหลลื่น ลดอุบ้ติเหตุ ทำให้การจัดการพื้นที่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
กำหนดจำนวนที่เหมาะสมไม่ว่าจะขายดีเพียงไร แต่อย่าลืมว่าการจัดการคลังสินค้ามีขีดจำกัด ฝ่ายการผลิตควรมี “ลิมิต” ในการผลิต ไม่ทำให้สินค้าล้นคลัง หรือมีการดำเนินการสร้างคลังสินค้าแยกชั่วคราว เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบด้านการจัดการและคุณภาพก่อนส่งถึงมือลูกค้า
กำหนดระยะเวลาทุกอย่างที่สร้างขึ้นมาต้องมีกรอบเวลา การจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการจัดการที่พอดี (Just in Time) ที่หลังออกจากสายพาน ดำเนินการตรวจสอบ จัดส่งได้ทันทีโดยไม่มีอะไรขาดเกิน
จัดระเบียบความปลอดภัยSafety fisrt คือหลักสากลสำหรับการจัดการที่ผู้ประกอบการทุกท่านรู้ดี การจัดการคลังสินค้าควรคำนึงถึงความปลอดภัยของพนักงาน เช่นไม่มีการจัดเรียงที่สูงเกินไป หรือวางของบางจุดแบบไร้ระเบียบ ซึ่งจะก่อให้เกิดเหตุอันตราย และในบางครั้งก็เกิดการสูญเสียมากกว่าที่คิด

ตรวจสอบคลังสินค้าเป็นประจำ แม้ว่าจะมีระบบคอมพิวเตอร์ทำให้รับรู้สินค้าแบบเรียลไทม์ แต่ทางผู้ประกอบการเองก็ควรมีการเข้าไปประเมินสินค้าของตัวเอง รวมถึงการจัดการระบบคลังสินค้าด้วย เพราะนอกจากจะเป็นการยืนยันว่าการจัดการคลังสำคัญแล้ว ยังเป็นการตรวจสอบช่องโหว่คลังสินค้า ทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดการเป็นไปได้ราบรื่นที่สุด